تکنیک‌هایی فردی برای مدیریت زمان
تکنیک‌هایی فردی برای مدیریت زمان
دوره MBA و DBA
منبع: مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو
همه ما علاقه داریم که زمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم تا استرس انجام کار در لحظه آخر را نداشته باشیم؛ برای خود و خانواده به اندازه کافی فرصت داشته باشیم و فعالیت‌هایی از جنس سرمایه‌گذاری برای آینده انجام دهیم. آنچه معمولا مدیریت زمان را برایمان مشکل می‌کند، عدم آشنایی با روشی اصولی و سیستماتیک است. این مقاله کوتاه، به صورت مختصر و مفید مهم‌ترین تکنیک‌های لازم برای مدیریت زمان را شرح می‌دهد.
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
تکنیک‌هایی فردی برای مدیریت زمان
منبع: مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو
همه ما علاقه داریم که زمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم تا استرس انجام کار در لحظه آخر را نداشته باشیم؛ برای خود و خانواده به اندازه کافی فرصت داشته باشیم و فعالیت‌هایی از جنس سرمایه‌گذاری برای آینده انجام دهیم. آنچه معمولا مدیریت زمان را برایمان مشکل می‌کند، عدم آشنایی با روشی اصولی و سیستماتیک است. این مقاله کوتاه، به صورت مختصر و مفید مهم‌ترین تکنیک‌های لازم برای مدیریت زمان را شرح می‌دهد.
۱) از زمان چگونه استفاده کنیم؟ (ارزیابی وضعیت فعلی)
به یاد داشته باشید که نحوه مدیریت و استفاده ما از زمان، بخشی از عادت‌های ما شده است. از این جهت، تغییر آن نیاز به حوصله و زمان دارد. برای شروع، خوب است نگاهی به خودمان داشته باشیم و ببینیم چطور از زمانمان استفاده می‌کنیم. بهتر است فعالیت‌های روزانه‌تان را خیلی خلاصه نوشته و ببینید در پایان هر روز چند ساعت کار کرده‌اید و چقدر برای خانواده، تفریح و یادگیری زمان صرف کرده‌اید. برای تحلیل مهارت مدیریت زمان خود به این سوال‌ها پاسخ دهید:
- آیا مقدار وقتی که برای هر یک از موارد صرف شده است مطابق برنامه و انتظار شماست؟
- آیا هر فعالیت را در زمان مناسبی از شبانه‌روز انجام می‌دهید؟ (مثلا آیا صبح وقت زیادی را صرف اینترنت و صحبت با دوستان می‌کنید و عصر ناچار هستید بیشتر کار کنید؟)
- آیا فعالیتی وجود دارد که بتوانید با اثربخشی بیشتر، سرعت بالاتر، ساده‌تر و با جزئیات کمتر انجامش دهید؟
- آیا عوامل مزاحمی وجود دارد؟ فعالیت‌های بی‌فایده چقدر از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد و چطور میتوانید آن فعالیت‌ها را محدود کنید؟
۲) هدف‌ها و خواسته‌هایمان چیست؟ (هدف‌گذاری)
اولین قدم در مدیریت زمان، تعیین هدف‌ها و انتظارات شخصی است. دلیل اهمیت هدف‌گذاری این است که اصولا چیزی که قابل مدیریت است، تصمیم‌ها، هدف‌ها و نحوه تخصیص وقتتان می‌باشد؛ وگرنه، مقدار زمان موجود در شبانه روز را نمی‌توان تغییر داد. در حالت ایده‌آل، بهترین استفاده از زمان آن است که: (۱) بیشترین دستاورد را برایمان داشته باشد و (۲) از نحوه گذر زمان لذت ببریم. از این جهت، باید بدانیم چه دستاوردهایی برایمان مطلوب است و از انجام چه کارهایی لذت می‌بریم. بهتر است هدف‌های شخصی‌مان را در سه مرحله لیست کنیم:
- به ۱۰ یا ۱۵ سال آینده فکر کنید؛ تلاش کنید زندگی مطلوبتان در آن زمان را برای خودتان شرح دهید. مثلا اگر الان ۲۵ الی ۳۰ سال دارید، ۴۰ الی ۴۵ سالگی خودتان را، آن‌گونه که آرزو دارید، توصیف کنید. سعی کنید به هفت جنبه مهم زیر فکر کنید: (۱) زندگی خانوادگی؛ (۲) یادگیری و سلامت فکری؛ (۳) ورزش و سلامت جسمی؛ (۴) زندگی معنوی؛ (۵) پیشرفت شغلی؛ (۶) سرمایه‌گذاری و شرایط مالی و (۷) دوستی و زندگی اجتماعی.
- بر اساس تصویر آینده دور، به اقدامات لازم برای یک تا سه سال آینده فکر کنید. هدف‌های مطلوب و کارهای لازم برای هر هفت جنبه زندگی‌تان را یادداشت کنید.
- بر اساس تصویر آینده نزدیک، ببینید هدف‌هایی که برای ۶ ماه تا یک سال آینده دارید چیست. ببینید چه کارهایی باید انجام دهید که ۴۰ سالگی‌تان شبیه آرزویتان باشد. شما تنها کسی هستید که مسول تحقق آرزوهایتان می‌باشید!
۳) چقدر ضروری است؟ چقدر مفید و مهم است؟ (اولویت‌بندی)
از آنجا که کل زمانی که در اختیار داریم محدود است، باید هدف‌ها و فعالیت‌های مهم‌تر را بشناسیم و وقتمان را برای آن دسته از کارها صرف کنیم. در مقاطع مختلف، مثلا هر ماه یا هر فصل، باید هدف‌ها را اولویت‌بندی کرده و بر اساس اهمیت، زمانی را به کارها اختصاص دهیم. یکی از روش‌های ساده و موثر برای اولویت‌بندی کارها، استفاده از ماتریس «ضروری-مهم» است.
یک بار کارهای خیلی فوری و ضروری –که ناچار هستید زود انجام دهید- را از بقیه جدا کنید. منظور از کارهای ضروری، مواردی است که تا مدت زمان محدودی ناچار به انجام آن هستید. مثلا، مطالعه یک بخش از کتاب پیش از امتحان، تعمیر ماشین یا پرداخت قبض‌هایی که موعد تحویل آن رسیده است.
بار دیگر، کارهای مفید و مهم –برای خودتان- را از کارهای غیرمفید جدا کنید. منظور از کارهای مهم/مفید مواردی است که به توسعه فردی یا اجتماعی شما کمک می‌کند. مثلا شرکت در کلاس زبان، یادگیری موسیقی، مطالعه شخصی یا هر کاری که از جنس سرمایه‌گذاری برای توسعه شخصی‌تان است، اگرچه انجام این کارها بسیار مهم است اما تعویق آنها در کوتاه مدت مشکلی را ایجاد نمی کند، اما تعویق آنها در طولانی مدت می‌تواند شما را از آرزوهایتان دور نگه دارد. با جداکردن کارهای ضروری/فوری از غیرضروری و همچنین دسته‌بندی کارها به مهم/مفید و غیرمهم، چهار دسته فعالیت خواهید داشت. لازم است نحوه تخصیص وقت به این چهار دسته، متفاوت باشد.
۴) چطور زمان را تقسیم کنیم؟ (جدول زمانی و برنامه شخصی)
بعد از تعیین اولویت‌ها، باید برای فعالیت‌های روزانه خود برنامه‌ای درست کنیم که هر روز بدانیم چه کارهایی برای انجام دادن داریم. دقت برنامه زمانی با توجه به روحیه شما می‌تواند متفاوت باشد.
۵) برنامه ریزی برای فعالیت‌های پیش‌بینی نشده و زمان بر
گاهی زمان را صرف فعالیت‌هایی می‌کنیم که برنامه زمانی ما را به هم می‌ریزند و وقت ما را برای کارهای واجب کاهش می‌دهند. در مواردی، این فعالیت‌ها اجتناب‌ناپذیر است. بهتر است آنها را بشناسیم، تا می‌توانیم مهارشان کنیم و بخشی از برنامه هفتگی‌مان را برایشان درنظر بگیریم که نظم کارها از دستمان خارج نشود. مهم‌ترین این فعالیت‌ها عبارتند از ترافیک، تلویزیون، جلسات بدون برنامه، معاشرت‌های پیش بینی نشده، اینترنت گردی و… .
از دیگر موارد زمان بر، مهارت‌های فردی خودمان است که می‌تواند بخش مهمی از زمانمان را تلف کند:
- «نه‌گفتن» بلد نباشیم و بی‌جهت مسوولیت کارهایی که نمی‌توانیم انجام دهیم را بپذیریم.
- مهارت تصمیم‌گیری نداشته باشیم و وقت زیادی را با تصمیم نگرفتن هدر دهیم.
- مهارت‌های ارتباطی و گروهی لازم برای انجام سریع جلسه‌ها را نداشته باشیم.
- توانایی واگذارکردن کارها به دیگران را نداشته باشیم. بهتر است مهارت‌های خود را در این زمینه ارتقا دهیم تا بتوانیم زمان‌بندی دقیقی برای انجام کارها داشته باشیم.
با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:
دوره تخصصی ۲ هفته ای مهارت های کسب و کار در کشور انگلیس SLS Specialist Language Services
دوره عالی مدیریت کسب و کار DBA Doctor of Business Administration
دوره مدیریت کسب و کار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار
